1. Apréndete bien la guía antes de comenzar:

Esto es lo primero. Si no conoces bien cada ítem de la guía, si no has practicado cómo abordarás cada pregunta, cada ítem, e incluso si no has practicado qué te pudieran llegar a preguntar, entonces no estarás bien preparado.

2. Utiliza ropa que haga parecerte al grupo objetivo:

Es muy importante que el grupo objetivo sienta que tú los puedes comprender y entender. Es clave que sientan identificación con el moderador, ya que de esa manera hablarán con más libertad. Por eso, hay que comenzar por parecerse al grupo objetivo. Si vas a un focus group con clase baja por ejemplo, es importante que la ropa que uses sea acorde, así como si vas a uno con ejecutivos de alto nivel.

3. Autoriza la comida en el último tercio del focus:

Por mi experiencia, es mejor que se les sirva la comida a los participantes (en caso que se haya planeado darles de comer) en el último tercio. Incluso, mientras comen, es divertido seguir hablando y tocando los ítems que siguen en la guía. De esa manera, cuando terminen de comer, tal vez solo falten unos 15 minutos para terminar el focus.

Cuando se sirve la comida al principio del focus, muchos participantes terminan perdiendo interés después de haber comido, y además les da sueño. Y cuando se les sirve al final, se corre el riesgo de que se comiencen a desesperar en el último tercio del focus.

4. Confirma que los participantes cumplen el perfil:

He visto focus en los que los participantes no cumplen con el perfil porque a última hora, por falta de invitados, los reclutadores escogieron personas cualquiera solo por cumplir con la cuota, o simplemente por errores del filtro.

La obligación del moderador es verificar que todos los participantes cumplen con el debido perfil; en caso que no, debe comunicarse con el contratante y dejar muy claro lo que está ocurriendo ya que si se procede, el estudio no cumplirá a cabalidad con los objetivos.

5. Establece rápidamente empatía con los participantes:

Lo primero es establecer RAPPORT (empatía) con los participantes. Sin lugar a dudas, las personas comparten sus opiniones con gente abierta, amigable y que parece no tener barreras o paradigmas.

– Sé espontáneo, auténtico y amigable.
– Alegre, casual, divertido, dispuesto a pasar un rato agradable.
– Debes verte muy relajado y tranquilo.
– Llámalos por su primer nombre.
– Rompe el hielo. Por ejemplo, Naomi Henderson, reconocida moderadora estadounidense, descubrió que no debe comenzar presentándose de manera formal. Más bien dice algo como: “Hola. Hace calor. ¿Tienen algo de limonada o agua fría?”
– Comenta aspectos de tu vida personal, incluso de problemas que hayas tenido. De esa manera te vuelves más humano para ellos y confiarán más en ti. (Cuando confías en otra persona mencionándole alguna intimidad tuya, dicha persona confiará en ti sus propias intimidades).

Habla por ejemplo del clima, del tráfico, de alguno de tus hijos, de cualquier otra cosa. Sin embargo, cuida de no mostrar una imagen de crítico o “juzgador” porque podrían pensar los participantes que a ellos los juzgarás con la misma determinación.

6. Establece empatía utilizando algo de humor:

Rompe el hielo al empezar a hablar. Por ejemplo, cuando les mostraba a los participantes la cámara de video que los iba a grabar, los tomaba del pelo diciéndoles que iban a aparecer en televisión, y específicamente en el programa “El Factor X”. Todos reían, se relajaban y estaban más dispuestos a revelar sus sentimientos.

– Utiliza el sentido del humor (aunque con respeto y sin burlarte de nadie) durante varios pasajes de la sesión cuando notes que el ritmo y la atención ha bajado.

Gerardo Mendez Solano
Director General Criterium
Investigación + Orientación Científica de Marca

Según una publicación de Grandes PYMEs, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) negocian más con la intuición que con el método. Pero aunque esta estrategia funcione en algunas ocasiones, es probable que no asegure resultados consistentes a lo largo del tiempo. Todos somos capaces de negociar y podemos aprender a hacerlo cada vez mejor.

Expertos de Harvard afirman que por cada minuto de negociación se requiere al menos un minuto de preparación.

La preparación es la clave de todo. Permite dibujar el escenario antes de que se produzca, entender cómo es la otra parte, cuáles son los objetivos de ambos involucrados, qué puntos de encuentros pueden tener, entre otros factores. Grandes PYMEs detalla que la planificación ayuda a definir la hoja de ruta de la negociación. Después, el negociador solamente tiene que seguirla y contar con la flexibilidad suficiente para adaptar el comportamiento a los posibles giros que se vayan produciendo.

Estos son algunos de los puntos más importantes a tener en cuenta antes de comenzar a negociar:

Prepararse: es esencial en cualquier proceso de negociación. Expertos de la Universidad de Harvard afirman que por cada minuto de negociación se requiere al menos un minuto de preparación. Es muy importante saber quiénes toman las decisiones en la organización con la que se va a negociar, y, lo más importante, cuáles son las necesidades que podría tener cada tomador de decisiones. También es necesario conocer a la perfección los rangos de descuento si se trata de negociar un precio, o cualquier otro factor que pudiera influir en la negociación.

Definir el objetivo: conviene determinar previamente si se quiere cerrar un trato general para luego negociar los puntos específicos; o empezar con los detalles de un negocio. Si la finalidad es formar una alianza estratégica, entonces lo más efectivo será negociar en lo general; pero si el propósito es negociar una compra determinada, entonces se debe pautar lo específico primero.

Escribir los intereses principales y ordenarlos por importancia: se refiere a organizar de antemano y por escrito los intereses o necesidades de ambas partes. Esto ayuda a presentar una mejor postura y convencer a la contraparte. Por ejemplo, quizá el precio no sea tan importante como el tiempo de entrega y la calidad; entonces el orden de prioridades sería tiempo de entrega, calidad y precio.

Dominar el mercado: es clave conocer el campo en el que se estará negociando. Por ejemplo, si la contraparte es un cliente que pertenece a la industria TIC (Tecnologías de la Información), muy competitiva en costos, se debe contemplar que una de sus prioridades es el precio; mientras que si el cliente pertenece a la industria farmacéutica, es probable que su preferencia sea la seguridad del producto.

Ofrecer opciones: puede ser de ayuda proponer alternativas que la otra parte pueda analizar sin compromiso. Por ejemplo: ¿Qué pasa si lo pago en dos meses?; ¿Cuál es el precio si lo pago de contado?; ¿Qué sucede si le entregamos el producto o servicio en fases o cuotas? Esto permite a ambas partes tener un mayor margen de negociación o maniobra con el fin de llegar a un acuerdo que maximice el beneficio para todos.

Separar resultados: un consejo es concretar acuerdos sin ligarlos a otras negociaciones. Según Emprende PYME, un ejemplo recurrente es cuando la otra parte expresa: “Les estamos dando bastante trabajo, deberían darnos una concesión”. No hay que dejarse influir por comentarios de este tipo. Por cada negociación que se haga, es aconsejable no mencionar negociaciones previas y tratarlas como si fuera la primera vez.

Buscar la empatía: está comprobado por estudios de negociación de la Universidad de Harvard: en una negociación cooperativa, donde ambas partes son amigas y tienen como fin común llegar a un acuerdo ganar-ganar, el resultado es que la poción de la torta o el pastel (ganancias) se incremente para ambas. Por lo contrario, en una negociación competitiva en donde las partes son adversas, se divide la torta o el pastel y las partes no ganan tanto.

Identificar capacidades: si una de las partes se considera débil y reconoce que cede mucho ante una presión, se puede pensar en una alternativa al cierre. Por ejemplo, contar con una tercera persona con características negociadoras más firmes.