¿Cómo implementar las normas ISO de una manera simple y sencilla?
Si en tu organización estáis pensando en implementar normas ISO, debes saber que ISO permite que tu pequeña o mediana empresa obtenga los certificados con reconocimiento “mundial”.
Hay dos formas de implementar una norma ISO: La Difícil y la Fácil.
La Difícil normalmente ocurre por desconocimiento. Consiste en contratar un asesor y/o hacerlo por cuenta propia, y documentar absolutamente “todo” en la organización, con la excusa de la “Evidencia Objetiva”, lo que se debe mostrar a las preguntas del Auditor el día de la auditoría para demostrar que existe un Sistema de Gestión “Documentado e Implementado”.
El asesor o consultor, para justificar sus “horas de consultoría”, muchas veces sugiere implementar muchos más documentos (Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formatos y Registros) de los que son realmente importantes y necesarios.
Consecuencia de lo anterior: un sistema muy robusto, paquidérmico, lleno de procedimientos y de trabas que enredan a la empresa, y que con la “excusa” de que la “ISO” lo exige, hace que, en muchas ocasiones, lo que prometía ser un Sistema de Aseguramiento de la Calidad…, termine siendo un sistema de Aseguramiento de la “Burocracia”, de las “Trabas” y de la “insatisfacción” de los clientes, de los empleados y de la Gerencia.
Con la implementación “Difícil”, un proyecto de certificación que se proyectaba a seis meses, termina durando entre uno a tres años. Un desgaste para la Gerencia y para la organización.
Ahora, ¿Cómo se puede implementar las Normas ISO de forma Fácil, Simple y Sencilla?
1. Asesorarse bien. Pregunta a otras empresas que ya están certificadas,
¿Cómo fue su proceso? ¿Cuáles han sido los beneficios obtenidos?, ¿Qué errores cometieron? ¿Cómo los hubieran podido haber evitado?
2. Busca asesoría de empresas serías y reconocidas, algunas veces por costos se contrata a profesionales junior o empresas con poca experiencia, “Lo barato sale Caro”. Pregúntale a estos asesores, cuál es la manera más simple y sencilla de implementar estas Normas. Asesoría Gratis.
3. Planifica: 80% planificación 20% ejecución, Modelo Japonés. Realiza un Gap Análisis.
4. Nombra un responsable del proyecto. Dependiendo el tamaño de la organización, no es necesario contratar a una persona exclusivamente.
5. Apoya y soporta como Gerente todo el proyecto.
6. Conoce inicialmente cuales son los documentos mínimos obligatorios que exige cada Norma ISO.
7. Define cuales son los “mínimos” documentos adicionales que se deben implementar en la empresa para asegurar la gestión. Siempre pregúntate si estos documentos “Agregan Valor” o No.
8. Documenta para optimizar tiempo y generar conocimiento importante, ejemplo: Inducciones, tareas repetitivas, lecciones aprendidas, preguntas al jefe repetitivas, instructivos, etc.
9. Construye el Manual del Sistema de Gestión al final, recopilando todos los documentos creados, cuando se hace al principio, se crean o se imaginan más de los necesarios.
10. Cuando tengas los documentos mínimos necesarios, divulga e implementa inmediatamente, “Lo perfecto Es Enemigo de lo Bueno” Voltaire. Luego mejóralos.
11. Define claramente las capacitaciones que tendrás que dar a los colaboradores.
12. No te llenes de capacitaciones “catedráticas” que la gente no entiende y en las que se pierde mucho tiempo.
13. Siempre ten en cuenta dos cosas: a. El costo de la capacitación (Total $/Hora Colaboradores X # de Capacitaciones) es un costo muy alto, optimiza y b. Pregúntate ¿La capacitación realmente genera la competencia y habilidad que se requiere?
14. La capacitación puede durar entre 5- 15 minutos máximo y la evaluación 5 minutos.
15. Realiza talleres en vez de capacitaciones, son mucho más efectivos.
16. Capacita siempre buscando en los colaboradores: Autogestión, Autocontrol y Automotivación… Liderazgo.
17. Inicia solicitando la Fecha al Ente Certificador (SGS, Bureau Veritas, Intertek, etc.). Esto ayuda a tener foco y a concretar los esfuerzos.
18. Realiza inicialmente la auditoría interna con un “Auditor Experto”, ojalá auditor externo de Ente de Certificación. Esto genera objetividad y reduce la incertidumbre del proceso. Por otra parte, formar auditores internos requiere tiempo y dinero.
19. Aborda la auditoría interna no como una “Asustoría” sino como una autoevaluación, una oportunidad de mejora.
20. Soluciona las dudas rápidamente, no te quedes con dudas ¿Será que con esto cumplo?, ¿Será que necesito esto?, ¿Qué me va a pedir el auditor?, Etc.
21. Utiliza el principio KISS, “Keep It Simple Stupid”. Manténgalo todo simple y estúpido, lo que es simple y estúpido se puede gestionar fácilmente.
22. Luego de hacer la auditoría interna y de realizar la Revisión por la Dirección (requisito de la norma), haz una última revisión y listo a la “Asustoría Externa”.
23. No le tengas miedo a la Auditoría Externa, siempre son oportunidades de mucho aprendizaje.
24. Si implementas un Sistema de Gestión Simple y Sencillo, su recertificación y su mantenimiento será simple y sencillo.
Eric Rossenberg
ISO-HUB Gestión Empresarial
- Publicado en Empresas, Opinión, Technology, Tecnología
¿Por qué cuando se brinda un servicio de calidad al cliente, éste se le asocia a altos costos? por Juan Gonzalez
Siempre que recibimos un buen servicio los percibimos como algo costoso o imposible de adquirir. ¿Será que nos acostumbramos a vivir en un mundo de malos servicios o de empresas mediocres?
En la nueva economía, donde hay tanta competitividad a nivel de productos y de alta tecnología el elemento de mayor impacto es y será el modelo de servicio.
Muchos lo hablan, lo estudian, “lo aplican” pero, ¿qué tanto se entrega este buen servicio a nivel de clientes?
Veamos algunas estadísticas generales por las cuales si no tienes un buen servicio deberías empezar a reconsiderarlo:
• El 91% de los clientes no volvería a comprar a una compañía que les diera mal servicio al cliente.
• Un cliente que recibe una correcta atención, se lo comenta a 10 personas.
• Un cliente que recibe una mala atención, se lo comenta a 20 personas.
• Los clientes son un 82% más proclives a volver a comprar a una empresa con la que quedaron satisfechos.
• Los clientes están dispuestos a gastar un 10% más por el mismo producto si se les ofrece un mejor servicio.
Con todos estos datos, debemos darnos cuenta de la importancia de la atención al cliente y como debemos actuar en nuestro quehacer institucional.
Juan G. Gonzalez
Blue Design Colombia
¿Cómo producir un video corporativo o institucional atractivo y de calidad? En Blue Design te ayudamos
El video institucional o corporativo es de gran importancia hoy en día para las empresas porque es una pieza versátil que puede ser usada para diferentes fines, el más importante sin duda es mostrarle a los posibles clientes lo que la misma realiza, pero también se puede usar para atraer proveedores y capacitar personal nuevo por lo que debe ser un video atractivo, de buena calidad y con una factura impecable para que todos aquellos que lo vean queden convencidos de que tu empresa es la mejor en lo que hace y atraer nuevos públicos a la misma para que se dé un crecimiento íntegro en todos los aspectos posibles. Ahora bien, éste tipo de piezas audiovisuales deben ser perfectos, bien planeados y estructurados para que se diga todo lo que se pretenda exaltar en un tiempo corto e intentar que aquellos que lo vean no caigan en el aburrimiento, es por esto que no se recomienda que sea una persona la que aparezca hablando sino que sea un voz casi que omnipresente preferiblemente de un locutor experto para que desde esa pieza se demuestre la calidad y el buen trabajo de la empresa.
Muchas personas consideran que este tipo de videos no son necesarios para sus empresas y que hacer eso es gastarse dinero que se necesita para otras cosas, pero yo por el contrario digo que es una muy buena inversión y que uno en realidad nunca se imagina quien pueda estar viendo el video y guiarse solamente por la percepción que el mismo le generó de la empresa para convertirse en comprador, socio, proveedor o trabajador, es por esto que al contratar una pieza audiovisual con carácter corporativo se debe tener en cuenta no sólo el factor económico, sino el talento que se va a contratar, porque eso significa poner la imagen de tu empresa en las mejores manos y no que por ahorrarte unos pesos confíes es cualquiera para hacer el trabajo. Para esto necesitas básicamente necesitas personas que siendo muy creativas puedan traer todo lo que se imaginan a la realidad y darle el sentido que la empresa requiere, se necesita ritmo en la planimetría, un guión bien estructurado, una voz en off que diga lo que es necesario pero que no tenga tantas palabras que releguen a la imagen a un segundo plano, allí se necesita equilibrio entre imagen y audio, unos buenos gráficos que refuercen el mensaje, elegir una pista musical es muy importante para este tipo de videos y sobre todo se debe saber que todo, absolutamente todo comunica y que lo que estás comunicando es la carta de presentación de tu trabajo y es necesario que este proceso de comunicación sea tan impecable como el resto de actividades que se tienen al interior de tu compañía y se debe recordar que nunca hay una segunda oportunidad para una primer buena impresión.
Nathalia Gaviria Arango
Teleantioquia – Canal U.
- Publicado en Marketing promocional, Videos
Los Beneficios de Producir con Calidad
A menudo, es común escuchar una frase que dice: ‘’Lo barato sale caro’’.
Amigo empresario, éste conocido refrán no sólo se debe aplicar a las compras que realiza para usted o su familia, sino también, cómo está maneja su empresa.
No caiga en el error de utilizar un mal método al ejecutar un trabajo. Materiales, maquinaria o equipos de mala calidad, o quizás, la falta de capacitación a sus empleados para reducir costos, puede llevar a su producto o servicio hacia una pésima calidad y gastar más de lo proyectado.
Por ejemplo: Los productos o servicios defectuosos pueden generar grandes pérdidas y despilfarros económicos con proveedores.
Ponga atención a los beneficios de producir calidad en su empresa:
- Incremento de cuota de mercado debido a su mejor reputación.
- Reducción de costos de producción debido a un incremento de la productividad.
- Menores costos del ‘rehacer’ en ejecuciones defectuosas por piezas desechadas.
- Disminución en la cuantía con respecto a la inversión por garantías.
Si usted quiere mantenerse a la vanguardia ante sus competidores debe saber que el concepto de calidad es definido por el cliente. Pues el cliente es quien busca una buena reputación en los productos o servicios que adquiere. No se puede sustituir la calidad para beneficio propio, el cliente es quien debe dar a su empresa una buena reputación.
Las mejores referencias que las personas tienen de los productos que consumen son aquellas que sus amigos sugieren, es allí donde se debe llegar con productos de alta calidad para ser recomendados.
Algunas personas creen que mejorando una pequeña parte de su empresa, obtienen calidad permanente. Esto es algo incorrecto pues la calidad es inestable, algo que se puede alcanzar por poco tiempo. La calidad es la perfección de ese producto o servicio. Es por esto que se debe implementar la mejora continua y un plan de acción: planear, ejecutar, revisar y actuar.
Pero, ¿Por qué pensar en pequeño si se puede pensar en grande? Siempre se debe pensar en extender los horizontes; la actual generación es acelerada, en constante búsqueda del éxito y con miras a la globalización. Por esto, como empresarios debemos ofrecer productos o servicios que puedan ser llevados a otros países, aunque para ello es necesario ajustarse a las exigencias de calidad y precio del mercado. Si quiere competir con eficiencia y sostenibilidad, primero piense en calidad.
- Publicado en Empresas, Formación, Negocios y Empresas, Opiniones